Jenseits von Excel: Intelligentere Methoden zur Verwaltung Ihrer Produktdaten
Seit Jahrzehnten ist Excel das Werkzeug der Wahl für die Verwaltung von Produktdaten. Es ist flexibel, weit verbreitet und erfordert nur eine Tabellenkalkulation und einige grundlegende Kenntnisse, um loszulegen.
Von kleinen Produktkatalogen über saisonale Preislisten bis hin zur Konsolidierung von Lieferanten – Excel hilft Unternehmen seit langem dabei, Daten schnell und einfach zu verwalten. Aber Produktdaten sind nicht mehr das, was sie einmal waren. In der heutigen Omnichannel-Welt, in der Informationen genau, konsistent und sofort auf mehreren Plattformen verfügbar sein müssen, kann es zu einer Herausforderung werden, alles allein in Tabellenkalkulationen zu verwalten.
Die Frage ist nicht mehr, ob Excel funktioniert, sondern ob es mit den heutigen Anforderungen Schritt halten kann.
Die Stärken von Excel für Produktdaten: Warum funktioniert es immer noch?
Auch mit dem Aufkommen spezialisierter Tools für die Produktdatenverwaltung ist Excel nach wie vor ein bewährtes Arbeitstier. Es ist nicht nur ein Überbleibsel aus der Zeit vor der Cloud. Es bleibt ein zuverlässiges Tool für flexible, ad hoc anfallende Produktdatenaufgaben.
Geringe Kosten und sofortige Verfügbarkeit
Die meisten Unternehmen verfügen bereits über Microsoft Office oder Zugriff auf Google Sheets, sodass keine zusätzliche Software gekauft oder integriert werden muss. Dies macht Tabellenkalkulationssoftware zu einem attraktiven, kostengünstigen Tool für kleine Unternehmen, die einen Produktkatalog organisieren oder schnelle Datenbearbeitungen durchführen müssen.
Für Teams allgemein bekannt
Fast jeder in einem Unternehmensumfeld kann Excel zumindest auf einem grundlegenden Niveau verwenden.
Es erfordert weder große Einstiegshürden noch umfangreiche Schulungen.
Hohe Flexibilität für Ad-hoc-Anforderungen
Die leere Tabellenstruktur von Excel lässt sich nahezu beliebig anpassen – sei es als einfache flache Tabelle mit Artikelnummern (SKUs, unternehmensinterne Produktkennungen) oder als komplexere Arbeitsmappe mit mehreren Tabellenblättern.
Ideal für kleine Kataloge und statische Daten
Wenn Sie nur mit einer kleinen Anzahl von Produkten zu tun haben und Änderungen nur gelegentlich vorkommen, ist Excel möglicherweise alles, was Sie brauchen.
Geeignet für einmalige Projekte oder als temporärer Datenspeicher
Manchmal ist die Produktdatenverwaltung nur für einen kurzen Zeitraum erforderlich, beispielsweise während einer Katalogmigration oder bei der Konsolidierung von Lieferantenlisten.
Starke Offline-Fähigkeiten
Im Gegensatz zu reinen Cloud-Tools funktioniert Excel auch offline einwandfrei. Dies ist besonders für Außendienstteams oder Remote-Betriebe von Vorteil, wo der Internetzugang möglicherweise unzuverlässig ist.
Wo Excel in der modernen Produktdatenverwaltung an seine Grenzen stößt
Excel ist zweifellos leistungsstark, aber es wurde nie dafür entwickelt, die Größenordnungen, Compliance-Anforderungen und dynamischen Workflows der heutigen Produktdaten zu verwalten. Da Unternehmen mit immer größeren Katalogen, umfangreicheren Produktattributen und mehreren Vertriebskanälen zu tun haben, stoßen Tabellenkalkulationen an ihre Grenzen.
Das Problem ist nicht, dass Excel „schlecht” ist, sondern dass es für eine andere Art von Arbeit entwickelt wurde.
Die Skalierung von Produktlinien wird riskant
Was für 50 Artiken perfekt funktioniert, kann bei 5.000 Artikeln unüberschaubar werden. Mit der Anzahl der Zeilen steigen auch das Risiko von Duplikaten, fehlenden Feldern und menschlichen Fehlern.
Ein versehentliches Einfügen kann Hunderte von Produktbeschreibungen ohne Warnung überschreiben, und der Fehler wird möglicherweise erst Tage später entdeckt.
Probleme mit mehreren Datenquellen
Die Nachverfolgung und Verwaltung von Produktinformationen ist heutzutage selten so einfach wie das Abrufen aus einem einzigen Bestand oder einer einzigen Lieferantendatenquelle. Stattdessen haben Sie es mit einer Mischung aus Lieferantendatenfeeds, ERP-Systemexporten, Bildbibliotheken und marktspezifischen Anforderungen zu tun. All diese Quellen – ERP-Exporte, Bildbibliotheken, Bestandsdatenbanken – müssen zentralisiert und validiert werden, bevor sie verwendet werden können.
In Excel bedeutet das in der Regel viel manuelle Arbeit. Sie importieren Dateien einzeln, kopieren Werte und fügen sie ein und formatieren Spalten neu, damit sie übereinstimmen. Das ist mühsam, repetitiv und fehleranfällig.
Die Schwierigkeiten der Zusammenarbeit in Excel
Excel eignet sich gut für viele Aufgaben, aber die Koordination von Aktualisierungen zwischen mehreren Personen kann zusätzliche Sorgfalt erfordern. Cloud-basierte Versionen ermöglichen zwar den gemeinsamen Zugriff, aber Teams benötigen dennoch klare Prozesse, um Änderungen zu organisieren und Duplikate zu vermeiden. Wenn beispielsweise zwei Teammitglieder verschiedene Teile einer Produktliste aktualisieren, wobei sich einer auf Elektronik und der andere auf Haushaltswaren konzentriert, und beide mit separaten Kopien arbeiten, besteht die Gefahr, dass Änderungen beim Zusammenführen der Dateien verloren gehen oder überschrieben werden.
Eingeschränkte Datenverwaltung und Compliance-Kontrollen
In regulierten Branchen wie der Lebensmittel-, Kosmetik- oder Elektronikindustrie ist die Genauigkeit und Rückverfolgbarkeit von Produktinformationen keine Option, sondern eine Compliance-Anforderung. Vorschriften ändern sich, Aufzeichnungen müssen aufbewahrt werden und jede einzelne Datenangabe muss überprüfbar sein.
Excel bietet jedoch keine der integrierten Sicherheitsfunktionen, die Sie für diese Art von Arbeit erwarten würden. Es gibt keine nativen Validierungsregeln, um sicherzustellen, dass die Daten den gesetzlichen Standards entsprechen, keine Genehmigungsworkflows, um Änderungen vor ihrer Veröffentlichung zu bestätigen, und keine automatisierten Prüfungen, um veraltete oder falsche Einträge zu kennzeichnen.
Omnichannel-Publishing ist manuell und zeitaufwändig
Moderne Produkte sind nicht nur an einem Ort zu finden. Sie müssen konsistent auf Websites, in mobilen Apps, auf Online-Marktplätzen, Social-Commerce-Plattformen, in gedruckten Katalogen und vielem mehr erscheinen. Jeder Kanal hat seine eigenen Anforderungen an Formatierung, Bildmaterial und Datenfelder.
Wenn Sie in Excel arbeiten, ist die Aufbereitung der Produktdaten für jeden dieser Kanäle fast immer eine separate Aufgabe. Am Ende erstellen Sie einzelne Tabellen, formatieren Spalten neu und exportieren die Dateien einzeln. Das ist ein langsamer und fehleranfälliger Prozess.
Mangelnde Automatisierung für sich wiederholende Prozesse
Excel ist hervorragend geeignet, um Zahlen zu verarbeiten, aber wenn es um die Integration mit anderen Systemen oder die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben geht, stößt es an seine Grenzen. Es kann ohne umfangreiche manuelle Eingriffe keine Produktaktualisierungen auslösen, Genehmigungsworkflows ausführen oder Änderungen an Veröffentlichungsplattformen weiterleiten.
Das bedeutet, dass selbst einfache, vorhersehbare Änderungen wie die Synchronisierung von Produktaktualisierungen zu zeitaufwändigen Aufgaben werden können.
Einschränkungen bei der Verarbeitung von Rich Media und digitalen Assets
Produktinformationen gehen heute weit über Text und Zahlen hinaus. Bilder, Videos, 3D-Renderings und andere digitale Assets erfordern eine strukturierte Organisation und intelligente Datenverwaltung. Excel wurde jedoch nie für die Verwaltung dieser Dateitypen entwickelt. Es kann bestenfalls einen Dateipfad oder einen Hyperlink speichern. Es kann die Assets selbst nicht in der Vorschau anzeigen, organisieren oder validieren.
Das bedeutet, dass Sie häufig externe Ordner pflegen, strenge Namenskonventionen einhalten und darauf hoffen müssen, dass alle diese Konventionen konsequent befolgen.
PIM-System: Erweiterung von Excel, kein Ersatz
Die Einführung eines Produktinformationsmanagementsystems (PIM) bedeutet nicht, dass Sie sich von Excel verabschieden müssen. Für viele Unternehmen geht es darum, auf dem aufzubauen, was Excel bereits gut kann.
Excel glänzt, wenn Sie schnelle Datenbearbeitung, schnelle Berechnungen oder einmalige Analysen benötigen. Es ist ideal für kleinere, in sich geschlossene Projekte, bei denen Flexibilität wichtiger ist als Prozesskontrolle. Wenn Ihre Produktdaten jedoch wachsen und über mehrere Teams, Kanäle und Systeme hinweg fließen müssen, verlangsamen die manuellen Arbeitsabläufe in Excel den Prozess.
Hier kommt ein PIM ins Spiel. Stellen Sie sich PIM als das zentrale Nervensystem Ihrer Produktinformationen vor. Es sorgt für Struktur, Konsistenz und Integration mit anderen Plattformen und automatisiert routinemäßige Aktualisierungen, während Ihre Daten stets korrekt und für die Omnichannel-Veröffentlichung bereit sind.
Wie sich PIM von Excel unterscheidet
Während Excel eine universelle Tabellenkalkulation ist, wurde PIM speziell für die Produktdatenverwaltung und Omnichannel-Veröffentlichung entwickelt.
Die wichtigsten Unterschiede sind:
Zentralisierte, einheitliche Datenquelle
- Excel: Oft existieren mehrere Kopien in verschiedenen E-Mail-Threads oder Ordnern, was zu Verwirrung hinsichtlich der Versionen führt.
- PIM: Eine zentrale Datenbank, auf die alle zugreifen, wodurch die Datenkonsistenz über Teams und Kanäle hinweg gewährleistet ist.
Strukturierte Daten und Validierungsregeln
- Excel: Grundlegende Datenvalidierung ist möglich, aber die Regeln sind manuell und leicht zu umgehen.
- PIM: Erzwingt Pflichtfelder, Attributformate und Taxonomien und reduziert so das Risiko unvollständiger oder falscher Produktdaten.
Zusammenarbeit mit rollenbasiertem Zugriff
- Excel: Alles-oder-nichts-Zugriff; Zusammenarbeit kann zu Überschreibungen und Konflikten führen.
- PIM: Unterschiedliche Berechtigungen für Produktmanager, Marketer, Übersetzer und Lieferanten, die alle parallel arbeiten, ohne sich gegenseitig zu überschreiben.
Automatisierte Integration mit anderen Systemen
- Excel: Erfordert manuelle Exporte/Importe oder benutzerdefinierte Skripte.
- PIM: Verbindet sich über APIs mit ERP, CMS, Marktplätzen, Drucksystemen und mehr und überträgt Aktualisierungen automatisch.
Multi-Channel-Publishing
- Excel: Separate Exporte für jeden Kanal, manuell formatiert.
- PIM: Kanalspezifische Vorlagen und Regeln stellen sicher, dass jeder Marktplatz, jeder Webshop und jeder Printkatalog sofort die richtigen Daten im richtigen Format erhält.
Rich-Media-Management
- Excel: Kann Dateilinks speichern, aber keine Medien verwalten, in der Vorschau anzeigen oder verteilen.
- PIM: Integriert häufig DAM-Funktionen (Digital Asset Management) und verknüpft jede SKU mit genehmigten Bildern, Videos und Dokumenten.
Wann ist PIM sinnvoll?
Ein PIM wird dann wertvoll, wenn die Komplexität der Produktdaten den Rahmen dessen sprengt, was Excel komfortabel bewältigen kann. Dazu gehören folgende Szenarien:
Schnell wachsende Produktpalette
Hinzufügen von Hunderten oder Tausenden von SKUs mit jeweils mehreren Attributen und Varianten.
Mehrere Datenquellen und Stakeholder
Lieferanten-Feeds, interne Teams und externe Agenturen tragen alle zu den Produktinformationen bei.
Omnichannel-Vertriebsstrategie
Verkauf auf mehreren Plattformen (eigener Webshop, Amazon, Großhandel, Printkataloge) und Notwendigkeit einer einheitlichen Darstellung auf allen Plattformen.
Globale Märkte und mehrsprachige Anforderungen
Verwaltung von Übersetzungen, lokalen Compliance-Anforderungen und regionsspezifischen Produktdetails.
Häufige Aktualisierungen oder saisonale Änderungen
Regelmäßige Aktualisierung von Preisen, Beschreibungen, Bildern oder technischen Spezifikationen, ohne dass veraltete Informationen im Umlauf bleiben.
Anforderungen an Compliance und Qualitätskontrolle
Branchen mit strengen Vorschriften (Lebensmittel, Medizin, Sicherheit), die aktuelle und verifizierte Produktdaten erfordern.
NovaDB PIM: Hand in Hand mit Excel
Excel-freundlicher Workflow
Das NovaDB Excel-Add-in ermöglicht es Teams, Inhalte und Produktdaten direkt in Microsoft Excel zu bearbeiten – in der vertrauten Oberfläche, ohne sich in das PIM-System einloggen zu müssen. Ein praktisches Beispiel: Lieferanten schicken ihre Produktlisten oft als Excel-Dateien. Diese können von den Teams direkt geöffnet, ergänzt oder korrigiert werden, bevor sie über das Excel Add-in wieder nach NovaDB zurückfließen. Nach der Änderung werden die Daten über regelbasierte Validierung und Importflüsse eingespielt. Das Add-in unterstützt nicht nur den reibungslosen Datenaustausch, sondern auch die Zusammenarbeit: Mehrere Teammitglieder können parallel an Produktdaten arbeiten, Verantwortlichkeiten sind klar abgrenzbar, und externe Lieferanten lassen sich unkompliziert einbinden. Dadurch werden Prozesse transparenter, Abstimmungen schneller und Fehlerquellen reduziert.
Mapping und Massendatenbearbeitung
Ein weiterer Vorteil: Mit dem Add-in lassen sich große Mengen an Produktdaten gleichzeitig anpassen und mappen. Oft stimmen die Bezeichnungen oder Klassifizierungen der Lieferanten nicht mit den eigenen Namenskonventionen überein. Mapping bedeutet daher die eindeutige Zuordnung dieser Spalten oder Attribute zu den passenden Feldern in NovaDB – zum Beispiel, wenn die Lieferantenspalte "Artikel-Nr." dem Feld "Produkt-ID" in NovaDB zugeordnet wird oder die Spalte "Farbe" mit dem Attribut "Color" abgeglichen wird. So können unterschiedliche Lieferantenangaben in die eigene Systematik übertragen, Attributwerte über viele Produkte hinweg einheitlich gepflegt oder ganze Kategorien von Beschreibungen in einem Schritt aktualisiert werden. Das spart Zeit, reduziert manuelle Arbeit und minimiert Fehler.
Fazit
Excel hat sich als vielseitiges und zuverlässiges Tool für die Verwaltung von Produktdaten etabliert, insbesondere in einfacheren Szenarien mit geringen Volumina. Mit wachsenden Katalogen, immer mehr Kanälen und einer zunehmenden Bedeutung der Datenqualität werden seine Grenzen jedoch immer deutlicher.
Ein PIM-System wie NovaDB ersetzt Excel nicht, sondern baut auf dessen Stärken auf und ergänzt es um Struktur, Automatisierung und Skalierbarkeit, um modernen Anforderungen gerecht zu werden. Die richtige Wahl hängt von der Komplexität und den Wachstumsplänen Ihres Unternehmens ab. Wenn Sie jedoch wissen, wann und wie Sie diese Tools kombinieren können, können Sie Produktdaten von einer Verwaltungslast in einen Wettbewerbsvorteil verwandeln.
Da Unternehmen ihre Produktlinien erweitern, die Zusammenarbeit verbessern und die Anforderungen des Omnichannel-Handels erfüllen möchten, bieten intelligentere Tools wie NovaDB PIM strukturierte, automatisierte und skalierbare Alternativen zu herkömmlichen Tabellenkalkulationen und verwandeln Produktdaten in einen echten Wettbewerbsvorteil.
